引言

Microsoft Word 是办公软件中最常用的文字处理工具之一，广泛应用于文档编辑、排版、打印等场景。对于初学者来说，正确掌握Word软件的基本功能，对提高文字处理工作的效率，提升文稿内容呈现的质量，可以起到关键性的作用。本文将重点介绍Word中【导航】窗格和【样式】窗格的作用以及正确的使用方法，帮助用户快速提升审核文章结构、规范文稿版式的能力。达到既方便直观审核，又可以简化处理，避免重复、杂乱之麻烦的过程。

一、 导航窗格的作用与使用

(一) 导航窗格的开启与基本功能

【导航】窗格是Word中一个非常实用的工具，它可以帮助用户快速浏览和定位文档中的内容。开启【导航】窗格的方法如下：

在Word界面中，点击顶部菜单栏的“视图”选项卡。

在“显示”组中，勾选“导航窗格”选项。

开启后，【导航】窗格会显示在文档窗口的左侧，用户可以通过它快速、直观地查看文档的标题结构（层次关系）、搜索关键词、以及通过标题跳转到特定的文字页面或章节。同时，还可以在此简化文章标题结构的快速编辑（上、下或提纲携领式移动标题的位置等）。

(二) 导航窗格在审核文章结构中的应用

【导航】窗格最强大的功能之一是帮助用户快速审核文章的结构。通过【导航】窗格，用户可以直观显示文档的标题层级关系，确保文章的逻辑结构清晰。以下是具体的使用方法：

1. 标题层级展示

在【导航】窗格中，文档的标题按照层级缩进形式显示。用户可以通过点击标题快速跳转到相应的章节，方便进行结构与内容的关联审核。

2. 结构调整

如果发现某个章节的表述位置不合适，用户可以直接在【导航】窗格中拖动标题，调整章节的顺序。这种操作比手动剪切粘贴更加高效且准确。结构编辑的主要操作包括：

(1) 升级或降级（用于调整结构的父子关系）

在【导航】窗格或【大纲】视图中，选中某一标题段落后单击快捷键【Tab】或【Shift+Tab】，可以快速调整该标题及下属内容在文章结构间的父子关系。同时该标题调整为相应的格式（对应相应级别的样式名）。

(2) 标题位移（用于调整标题及内容的表述顺序）

l 上移或下移

在【导航】窗格中，通过上、下拖拉标题内容的方法，可以调整该标题及下属内容在文章中的表述顺序。

l 结构位移

通过上、下拖拉父标题的方法，可以将一组存在父子关系的标题及下属内容，移动到文稿中指定的逻辑表述位置。

(3) 展开和折叠（用于在宏观或微观状态下查看文章的结构）

通过单击【展开】或【折叠】按钮的方法，可以通过展开结构的细节看全部，或按不同级别查看文稿的结构，可避免上下滚动页面容易扰乱思路的现象（见图 1）。

图 1 文字处理软件中的一组结构化编辑工具

3. 快速定位

通过【导航】窗格的搜索功能，用户可以输入关键词，快速定位到文档中的相关内容，方便进行细节审核。

(三) 结合结构化思维模式简化文章编辑

结构化思维是一种将复杂信息分解为简单、有序的结构的思维方式。也是用Word软件行文需要遵循的写作原则。结合【导航】窗格，用户可以更直观地罗列并实现文章的结构，并实现编辑的简单化：

1. 结构化思维的基本原则

规范化行文流程：先确定文章的主题，再针对抽象的主题分解并规划出文章待表述的关系（结构），最后再添加具体的文字内容。俗称“先拉纲，后填肉”。

其中规划文章结构的部分，原则上就要用到结构化思维的理论和原则（见图 2），才能保证文章的质量。包括：

图 2 结构化思维的基本原则

从主题向下拆分标题结构时，上、下各个标题的含义应遵循“相互独立至穷尽为止”的原则（不重叠、不遗漏）。

平级各个子标题的组织时，左、右各个标题的含义应遵循“同属按顺序排列”的原则（同类集中，按序表述）。

在文字处理软件中，【导航】窗格可以辅助上述原则的直观审核，上面“结构调整”一节中介绍的三大功能，可以辅助实现简化的结构编辑。借助这些工具，就可以大大简化结构化思维和编辑组织的过程。

图 3 借助【导航】窗格可实现文章结构的直观审核、简化编辑

2. 在Word软件中用结构化思维模式行文

(1) 先列大纲

开始写作之前必须明确主题。打开软件输入文章的标题。

切换到【大纲】视图，先输入文章的各个一级标题。满足“相互独立至穷尽为止”后，定位于第一个一级标题段尾，按【回车】键生成平级段落，再按【Tab】键可实现标题的降级（快捷键【Shift+Tab】可以实现升级操作）。逐一输入各个二级标题，审核达到“相互独立至穷尽为止”。依次类推可完成文章各级结构的规划。

通过【导航】窗格，用户可以随时查看和调整大纲，确保文章的逻辑清晰。

(2) 再填加具体文字内容

完成文章结构的搭建后，返回【页面】视图。此后，就可以在每个标题段落尾部按下【回车】键，输入所属的文字内容了。因为，凡运用了“标题”样式的标题段落，通过【回车】键换行后，默认会自动生成“正文”段落，且呈现首行缩进2字符的基本排版格式，无需在输入过程中人为处理段落格式的修饰工作。

(3) 分块编辑

在写作过程中，用户可以分块编辑各个章节，避免一次性处理过多内容。通过【导航】窗格，可以快速跳转到不同的章节，进行针对性的编辑。

(4) 实时审核

在完成每个章节后，用户可以通过【导航】窗格实时审核文章的结构，确保各个部分之间的逻辑关系合理。

二、 样式窗格的作用与使用

(一) 样式窗格的开启与基本功能

【样式】窗格是Word软件中用于管理文档版式和格式的工具，它可以帮助用户快速应用和修饰文档的格式。开启【样式】窗格的方法如下：

在Word界面中，点击顶部菜单栏的“开始”选项卡。

在“样式”组中，点击右下角的小箭头，打开【样式】窗格。

向右拖拉【样式】窗格至窗口右侧，形成右边栏（固定）。单击下方【显示预览】复选框，以直观显示样式名的格式。

【样式】窗格中显示当前文档中使用的所有样式，通过它可以快速、直观地审核文稿版式是否规范、格式是否统一。同时，还可以通过对样式的操作，快速、批量化规范同类内容的格式，保证【导航】窗格精准显示文稿的结构。所以，样式功能是用好文字处理软件的核心功能。

图 4 借助【样式】窗格可实现文稿版式的直观审核，简化、批量修饰

关于如何判断“样式名”和“格式名”的方法，将在相关课程中说明并教练。

(二) 样式窗格在审核文稿版式中的应用

【样式】窗格在审核文稿版式方面有着重要的作用。通过【样式】窗格，用户可以快速查看文档中各个部分的格式是否规范统一。

如果在【样式】窗格中只显示一组与当前文稿排版相关的“样式名”，没有任何“格式名”时，则可以判断全文版式规范，且格式统一！以下是具体的使用方法：

1. 样式应用

在修饰文档的过程中，用户可以通过【样式】窗格快速应用标题、正文、引用等样式，以确保文档中同类对象的格式统一。

2. 样式修改

如果发现某类对象（如段落或文字）的格式不符合规范的排版要求，可以通过【样式】窗格修改对应样式名的属性。一旦在此进行了修改，凡使用相同样式名修饰的对象都会自动更新，避免了手动调整的繁琐和麻烦。

3. 样式审核

通过【样式】窗格，用户可以快速查看文档中各个部分的样式使用情况，确保标题、正文、引用等部分的格式规范统一（没有“格式名”）。

4. 直观审核版式规范的条件

单击【样式】窗格下文的【显示预览】复选框，以便让样式名显示真实的效果。

单击【选项】按钮后，在【样式窗格选项】对话框中分别单击以下三个复选框（【段落级别格式】、【字体格式】和【项目符号和编号格式】），以便让【样式】窗格显示出“格式名”，以方便判断和批量调整格式。

5. 批量规范化格式的方法

在【样式】窗格中单击某“格式名”右侧的下拉按钮（见图 5），列表显示同类对象可以被选中的数量（“格式名”中通常都会显示出一些修饰参数）。

单击【选择所有XX个实例】命令。页面中相应的对象被选中（显示反白状态）。

图 5 通过“格式名”选择当前文稿中不规范的排版对象

单击【样式】窗格中对应的规范化排版所需要的“样式名”（如：标题、正文等）。

图 6 单击对应的“样式名”后，被选中一组不规范对象的格式就统一了

逐一处理后，【样式】窗格内将只剩下与本文版式相关的一组“样式名”，没有“格式名”时，全文版式便规范统一了（见图 6）。一篇规范文稿的“样式名”包括，各级标题、正文、落款等（注意：“样式名”中不会显示任何修饰参数！）。

(三) 样式窗格与导航窗格的关联

【样式】窗格和【导航】窗格在文档修饰和编辑过程中是紧密关联的。通过合理使用这两个工具，用户可以更加高效地完成文档的修饰、编辑和审核：

1. 样式与标题层级

在【样式】窗格中，用户可以为不同的格式对象（如标题层级）设置不同的样式名（如：“标题”、“标题1”、“标题2”、“正文缩进”等），以统一其格式。通过【导航】窗格，用户可以直观察看标题层级关系，同时简化结构的编辑，确保文章的结构清晰。

2. 快速定位与样式修改

在【导航】窗格中，用户可以快速定位到某个章节；通过【样式】窗格修改样式名内容的方法，可以确保同类对象式的统一，且批处理能大大提升处理效果。

3. 结构化编辑与样式管理

结合结构化思维模式，用户可以通过【导航】窗格管理文档的结构，通过【样式】窗格管理文档的格式，实现文档的结构化编辑与样式管理的无缝衔接（见图 7）。

图 7 借窗格工具实现直观判断、简化处理的方法（包括评价标准）

(四) 快速统一文稿格式的简化方法

在文档编辑完成后，用户可能需要审核文稿中各个部分的格式是否规范、统一。通过【样式】窗格，用户可以快速完成这一任务：

1. 样式统计

在【样式】窗格中，用户可以查看每个样式名在文档中使用的次数（见图 5右），帮助用户了解文档的格式分布情况。

2. 格式检查

通过【样式】窗格，用户可以通过“格式名”快速检查文档中是否存在不规范的文本格式，并修改之，以确保文档的格式规范统一。

3. 批量修改

如果发现某个对象的格式有问题，用户可以通过【样式】窗格批量修改对象的“样式名”属性，实现快速规范文稿格式的目的。

三、 总结

【导航】窗格和【样式】窗格是文字处理软件中（包括Word或WPS文字）两个非常重要的工具，它们可以帮助用户快速审核文章结构、规范文稿版式，并简化文章的结构化编辑过程。通过合理使用这两个工具，用户可以更加高效地完成文档的编辑、修饰和审核工作，提升文字处理的工作效率，改善文稿的呈现质量。

对于初学者来说，掌握【导航】窗格和【样式】窗格的使用方法，是学习Word软件的关键。希望本文的介绍能够帮助大家更好地理解和使用这两个工具，提升文档处理的效率和质量。

如果还有更深入学习的需要，可联系马老师（邮箱：yzyatc@163.com）。返回搜狐，查看更多